Steve Jobs diái maguk a vetített egyszerűség. Viszont Bill Gates egyetlen, zsúfoltsággal büntető diája segítségével könnyedén lehetne egy teljes, másfél órás prezentációt lenyomni. (Soha nem tudtam rájönni arra, hogy a saját programját milyen okból volt képtelen használni.)

Könnyítsd meg a hallgatód dolgát, hogy ő megkönnyíthesse a tiédet! Ez a gondolat vezéreljen, amikor eldöntöd, hogy mi kapjon helyet egy-egy dián, és mi maradjon le róla! Információelméleti és nyelvtudományi fogalomról van itt szó: a redundanciáról. A redundancia egy adott üzenetben az információ átviteléhez szükséges jelkészleten felüli jelek összessége. Jelfelesleg.

A cél tehát: a dia redundanciafokának csökkentése. Az egyszerűsítés. Kukába minden olyan elemmel, amely nem a mondandónk érvényesülését szolgálja, és amely csökkenti az adott dia hatását, érthetőségét!

Egy redundáns dia ugyanis a színvakok tesztelésére szolgáló ábrákhoz hasonlatos.

…Amelyről, ha eltávolítjuk a felesleges jeleket, azonnal könnyen befogadhatóvá válik:

Nézzük a maga folyamatában, a diák világára lefordítva ezt egy példán:

A felesleges elemekkel telezsúfolt, kaotikus dia pontosan annyit ér, mint egy teljesen üres. Senki semmit nem jegyez meg róla.

Ezért alapvetően fontos az, hogy semmit ne tegyünk fel rá – ne hagyjunk rajta –, amiről nem tudjuk megmondani, hogy miért, milyen kommunikációs céllal van ott.

Egy dia megfogalmazásának számtalan lehetséges megközelítése van. De a felsorolásjel igen csábító. Olyan, mint a lecsúszott prosti. Ronda, de olcsó. Ezért van az, hogy az átlagos diák, bár maximum tartalmi vázlatnak jók, mégis azok mellett döntenek sokan. Pedig egy kreatív ötlet és kivitel összehasonlíthatatlanul többet ér. Egy felsorolásjeles dia csodálatos átalakulása egy kis kreatív gondolkodás segítségével:

Nézzünk még néhány más megoldást:

A diák képi vázlata természetesen a forgatókönyv-fázisban alakul ki, de a design kidolgozásakor sem késő valami jobbat csinálni belőle.

Felejtsd el a beépített elrendezés funkciót! Tégy úgy, mintha nem is létezne! Prezentációkészítés céljára használd a szabadon pozícionálható szövegdobozt!

A következőket fogod azonnal tapasztalni:

• A diáid sokkal érdekesebbek, változatosabbak, fogyaszthatóbbak lesznek.

• A prezentációs anyagod készítése élvezetesebbé válik számodra, tekintettel arra, hogy a diadizájnhoz nem csak a kezedet, hanem az agyadat is használnod kell.

• A diáidon nagyságrenddel kevesebb szöveg lesz, ami szebbé teszi a prezentációd vizuális világát, szimpatikusabbá, érdekesebbé téged a hallgatóid szemében, s végül pedig – ami igen fontos! – felolvasóból valódi előadóvá tesz téged.

Hadd mutatom meg a két technika – beépített elrendezés kontra szövegdoboz – közötti ordító különbséget:

A prezentációtrénerek kivétel nélkül azt javasolják, hogy ne használjunk listajeleket. Az én javaslatom ennél tovább megy: zárjuk ki egyszerűen a listajelek minden lehetőségét azzal, hogy nem használunk beépített elrendezést! Dolgozzunk szövegdobozzal! Mutatok egy alapszintű példasort a módszer adta lehetőségek változatosságának bemutatására:

A PowerPoint és a Keynote talán legnagyobb bűne, amit saját maguk ellen, és az általános prezentációs kultúra színvonala ellen elkövetnek, a beépített elrendezések funkció. Ugyanez a Prezinél a háromféle keret. Ezek ugyanis lehetővé teszik azt, hogy a program használója egyszerűen kiválassza a számára megfelelő rubrikastruktúrákat, s azokkal dolgozzon. Ezáltal egy-egy átlagos prezentációanyag elkészítése nem egyéb, mint e rubrikák automatikus kitöltése. A feladat nem több mint szövegek és képek gyors robotszerű befolyatása a diákba/keretekbe. Feltöltés. Tekintettel arra, hogy a beépített elrendezés funkció lényegében egy egyszerű űrlaprendszer, a végső produktumok, azaz a prezentációk anyagai sem lesznek egyebek, mint kitöltött űrlapsorok összessége. Néha elképzelem, hogy nézett volna ki Martin Luther King I have a dream-je beépített elrendezésekkel, felsorolásjelekkel. Mutatom is.

Tetszik? A legmagasztosabb kommunikációs célt, a legértékesebb mondandót is röhejessé és/vagy unalmassá teheti az általánosan elterjedt prezentációkészítési (meg)szokás. Nyilvánvaló persze, hogy vannak olyan helyzetek, feladatok, amelyeknél ez az alkalmazás az adekvát megoldás. Meggyőződésem, hogy ha például Szókratész a védőbeszédét powerpointos, felsorolásos diákon adhatta volna elő, akkor túlélte volna a perét. Miért? Mert a bírái haltak volna bele.

De ha nem az életedért beszélsz, kérlek, tanuld meg inkább a vonzó, színvonalas prezentációdizájn szabályait és fogásait!

A képes forgatókönyv a diasor megtervezésének egyszerű eszköze. A diasor vázlatát, képi és szöveges tartalmát, sorrendjét, továbbá az egyes diák alatti mondandót tartalmazza könnyen kezelhető formátumban.Ez az első olyan pont a felkészülési folyamat során, amikor felskiccelve egyben látod a majdani prezentációd vagy előadásod anyagát.

                                           Egy prezentáció-storyboardom első oldala

„Storyboard nélkül a prezentáció egy ló nélküli szekér. Fogalmad sincs, hogy mi és merre fogja húzni azt.” – írja Geetesh Bajaj PPT szakértő. És ez itt a lényeg. Rajzos forgatókönyv nélkül a továbbiakat vagy az igénytelenség, vagy a tétova és hosszan tartó, zsákutcákkal tarkított próbálkozás jellemzi, sok-sok értékes idő elfecsérlésével.

És mégis, a lehető legkivételesebb esetekben találkozom a gyakorlatban olyan előadókkal, akik a felkészülésük során storyboarddal dolgoznának. Ezért aztán a prezentációknak nincsen dizájnja, nincsen képi kommunikációja, esztétikuma. Ami van, az a beépített elrendezésekbe beírt szövegcunami, a szükséges (és sokszor szükségtelen) képekkel, képi elemekkel, emblémákkal szerencsétlenül feldíszítve. (Jobban mondva: összedíszítve.) Esetlenség és esetlegesség.

Miért fontos a forgatókönyv?

Nyilván azért, hogy a fentieknek még az esélyét is kizárhassuk. Bővebben fogalmazva pedig érvek sora áll a prezentáció-forgatókönyv mellett. Miért is dolgozunk tehát storyboarddal?

• Mert a prezentációtervezés hatékony és koncentrált eszköze.

• Mert még a végleges kidolgozás előtt egyben mutatja meg azt, hogy a tervezett anyagod hogyan fog kinézni.
• Mert vizualizál, és ezzel még kerekebbé, tisztábbá, áttekinthetőbbé teszi számodra a tervezett mondandódat.
• Mert a segítségével már ezen a ponton meg tudod húzni az anyagodat, ha esetleg túl sok, vagy túl nehezen követhető, illetve ki tudod egészíteni, ha hiányos. Felfedi az esetleges logikátlanságokat, döccenőket. Ezzel megelőződ azt, hogy a részletes képi kidolgozás során felesleges részleteken dolgozz, és hogy ezáltal kétszer kelljen ugyanazt a munkafolyamatot elvégezned.
• Erősíti a célfókuszodat: konkrét munkatervként, itinerként működik a formai kidolgozáshoz.
• Megkönnyíti a diadizájn kidolgozását, amit a „mi szerepeljen a dián és mi nem?”- dilemma megoldása helyett art direkciós / grafikai feladattá tesz.
• Megóv attól, hogy vaktában próbálkozz a diák kidolgozásakor, s ezzel sok időt takarít meg számodra. Összeállítása rövid időbe telik.
• Szintén időt spórol azzal, hogy szétválasztja a képi vázlatolás és a kidolgozás fázisait, amelyeket egyébként egyszerre szoktak megpróbálni megcsinálni.
• A menet közbeni csapatkonzultáció kiváló eszköze.

Mindezek okán az én prezentációs munkám dizájnfázisa minden esetben a storyboard elkészítésével kezdődik. Már ennek során érvényesülnek a diadizájn legfontosabb szabályai, amelyek a végső formát meghatározzák.

Vegyünk példának, mondjuk, egy patinás összehasonlító képet Thomas E. Hill Hill's Manual of Social and Business Forms című könyvéből!

Igazán csak a rend kedvéért szoktam megkérdezni a hallgatóimat, hogy vajon ők a kettő közül melyik előadót hallgatnák meg szívesebben, mert eddig még egyetlen egy szavazatot sem kapott a jobb oldali alak. És a miért is nyilvánvaló: zárt gesztusú, a közönséggel zéró kapcsolatot tartó ember felolvasóestjére senki nem kíváncsi. Viszont a dinamikus, nyitottan, hozzánk beszélő előadó vonz bennünket.

Nézz meg egy Steve Jobs és egy Bill Gates prezentációt! A legjobb, ha a kettő egyszerre, egymás mellett megy a monitorodon, hang nélkül. Próbáld megfigyelni Jobs nyitott gesztusait, dinamikáját! És tedd ugyanazt Gates mellkasa előtt összeérő, folyamatosan a klikkerrel babráló kezeivel! Próbáld elemezni a két előadó teljesítményét főként abból az aspektusból, hogy melyiket tartod vonzóbbnak, meggyőzőbbnek, és miért! Mondhatod erre azt, hogy de hát Gates ezzel együtt sem maradt koldusszegény. Ez így van, de szinte biztosra vehető, hogy nem ettől gazdagodott meg.

Mint az autó fényszórója elé tévedt nyúl, úgy áll az előadó szent mozdulatlanságban a pódiumon, és beszél. Az ajkai mozognak. Az ajkai, amelyek kétségkívül részei a testének, ám testbeszédnek mégsem nevezhetjük azt, amit látunk. Hihetetlenül sokan prezentálnak úgy, hogy közben nem adnak meggyőző életjelet. Úgy, ahogyan anno az iskolában feleltek, ha a tanár felszólította őket. A fogalom tehát úgy is meghatározható lenne, hogy a testbeszéd az, amit az iskolában senkinek nem tanítanak meg. De ez a definíció nem sokat ér, tekintve, hogy - az oktatás legnagyobb dicsőségére – szinte csak olyan hasznos dolgok léteznek a világban, amelyekkel az iskolák nem foglalkoznak, s amelyeket ezért mindenkinek magának kell elsajátítania. Hogy is írta Grant Allen? „Sose engedtem, hogy az iskoláim meggátoljanak a tudásban.”

A hölgyeknél megfigyelt fő testtartás-hibák az alábbiak:

• A Néptáncos, akinek a csípőre tett kezei mellől már csak egy, a feje tetején egyensúlyozott borosüveg hiányzik csak. A csípőre tett kéz agresszív jel.

• A Szemérmes, aki két összefont kezéből fügefalevelet formáz az ágyéka elé mintegy védekezőleg, minden eshetőségre felkészülve.

• A Keresztláb, aki úgy tud állni, hogy lábai a bokájánál keresztezik egymást oly módon, hogy az egyiknek a talpa, a másiknak a spicce éri a földet. Prezentációja minden egyes percében csak néhányszor veszíti el az egyensúlyát, és azzal együtt a fonalat is.

• A teáskanna, aki fél kézzel is könnyedén elbánik a prezentáció adta feladatokkal, s ezt az önmagában is impresszív kommunikációs fölényt kihangsúlyozandó, a másik kezét a csípőjén nyugtatja, mondván, nézzétek, lássátok, milyen könnyed, milyen laza, milyen lezser vagyok én.

• Miss Matróz, aki akkora terpeszben áll, amekkorát csak a szoknyája megenged, és úgy közlekedik, mint a tengerészek szoktak viharban a fedélzeten.

• Az előző ellentéte, Miss Piss, aki erősen összeszorított térdekkel és befele csámpuló lábakkal áll, mint akinek már nagyon kell, de még nem lehet.

• A Fésűkezű Edwardina, aki a teljes prezentációja alatt képes az ujjaival a haját babrálni, tincseit szántani. Tekintve, hogy ezt többnyire csak a feje egyik oldalán csinálja, a hallgatóság hajlamos elhinni, hogy a másik oldal teljesen rendben van.

• A Prezentáló nő szobra,aki, ha mondjuk egy 2000 év hosszúságú prezentációt tartana, akkor is képes lenne mindvégig mozdulatlanságba merevedve állni. Szerencsére nem tart 2000 éves prezentációkat, azonban minden egyes megszólalása a hallgatóságának mégis majdnem olyan hosszúnak tűnik.

  Aimee Mullins távolugró és futónő, színésznő és divatmodell. Gyönyörű, életerős, motivált. Aimee 1976-ban született, szárkapocs-csontok nélkül a lábaiban, ezért egyéves korában térd alatt amputálni kellett azokat. Speciális műlábaival az 1996-os atlantai paraolimpián 100 méteren 17,1 másodperccel győzött, és 3,14 métert ugrott távolba. Hétköznapi használatra 12 pár műlába van, s ezekkel különlegesen vonzó nőként halmoz sikert sikerre. Ja, mielőtt elfelejtem: és kiemelkedően kiváló előadó. Prezentációin – például a TED-előadásain – hibátlanul mozog a színpadon. Lábak nélkül. Nekem meg van egy kérdésem. Hogy lehet az, hogy oly sok prezentáló hölgy egészséges lábakon csak ácsorog, mint a koldus a templom előtt?

    

Tekintve, hogy a testtartási gondok beidegződések, elhagyni őket csak külső coach-segítséggel lehetséges. Viszont érdemes, mert kijavításuk azonnali minőségi ugrást eredményez a prezentálás színvonalában és ami még fontosabb: a fogadtatásában.

Nagyon fontos helyen említendő a testtartás-hibák sora. Ezek alapjaiban határozzák meg az előadó összképét, lévén igen nagy kiterjedésű, intenzív jelek. E téren elkülönülő fajokkal találkozhatunk egy-egy több szereplős prezentáció, vagy egy konferencia alkalmával. Férfiaknál a kedvenceim a következők:

• A Metronóm lábai végig egyhelyben állnak, felsőteste pedig jobbra-balra kileng. Aránylag könnyen szoktatható le erről úgy, hogy videóra vesszük a mozgását, és a látványt visszajátsszuk neki felgyorsítva.

• A Tojógalamb beszéd közben előre-hátra lépdel, oda-vissza, oda vissza. Totyog. Időnként észreveszi ezt, s olyankor hirtelen megáll, mert őt is nagyon zavarja. De egy mondat múlva ismét elindulnak a lábai.

• A Hokiskeze a zsebében turkál, aprót vagy kulcscsomót gyömöszöl. A hallgatóság persze egészen másra gondol.

• A Maffia áldozata lábait mintha egy vödörbe betonozták volna bele, áll. Áll. Áll és áll. Amíg a szája beszél, addig áll. Egy helyben. Mi meg alszunk.

• Old Shakingleg: beszél, és közben a lábait rázza, mintha áramot vezetne. Ideges, de még annál is idegesítőbb.

• A Revolverhős: lábak terpeszben, hüvelykujjak a derékszíjba akasztva. Áll, mint a híres cowboy közvetlenül pisztolypárbaj előtt. Támadóállás, védekezőreakciót csihol a hallgatókból.

• Morgó: testtartásával, összefont karjaival Disney Hófehérkéjének sértődékeny törpéjét idézi fel. Abszolút zártságot, elkülönülést kommunikál a hallgatói felé, amely, mint tudjuk, nem az oldott hangulat, és nem a kapcsolatteremtés alapfeltétele a prezentációkon.

• A Páciens: előrehajolva áll, két kezével az asztalra támaszkodik, mintha az egész prezentációja alatt az épp esedékes prosztatavizsgálatára várna. Az arckifejezése eközben olyan, mintha már folyna is a vizsgálat. Pedig csak az ő prezentációja folyik. 

  Tekintve, hogy a testtartási gondok beidegződések, elhagyni őket csak külső coach-segítséggel lehetséges. Viszont érdemes, mert kijavításuk azonnali minőségi ugrást eredményez a prezentálás színvonalában és ami még fontosabb: a fogadtatásában.

A testnyelv akkor működik jól, ha komplex, egyedi, személyre jellemző rendszer. Mint ilyennek, nincsen egzakt szabályrendszere. Nem olyan, mint a katonai alaki szabályok, amelyeknek az a célja, hogy minden katona ugyanúgy mozogjon, nézzen ki.

A testnyelv több testrész működésmódjának szinkronja. Mint egy zenekar különféle szekcióinak együttes játéka. És te vagy a karmester.

A testnyelv egyes elemei egymástól függetlenül sajátítandók el, sulykolandók be. De a használatukat komplexen kell gyakorolni, lehetőleg coach segítségével. Ő az, aki karakteredhez illő testbeszédmódot képes kialakítani számodra.

Hogyan tedd meg saját magad az első lépéseidet a testnyelved gazdagítása felé? A „szókincsed” felmérésével.

Gyakorlat

Hány testnyelv-szót ismersz?

• Írj le legalább 12 testbeszédjelet, amelyeket a szemeddel „mondhatsz el”! Ha megvagy, írd oda mindegyik után a jelentésüket is!
• Írj le legalább 10 testbeszédjelet, amelyeket a fejeddel „mondhatsz el”! Ha megvagy, írd oda mind után a jelentésüket is!
• Írj le legalább 30 testbeszédjelet, amelyeket a kezeiddel „mondhatsz el”! Ha megvagy, írd oda mind után a jelentésüket is!
• Írj le legalább 10 testbeszédjelet, amelyeket a válladdal „mondhatsz el”! Ha megvagy, írd oda mind után a jelentésüket is!
• Írj le legalább 10 testbeszédjelet, amelyeket a száddal, az ajkaiddal „mondhatsz el”! Ha megvagy, írd oda mind után a jelentésüket is!

Hogyan tudod ezeket használni külön-külön? Gyakorold el az általad készített lista minden darabját tükör előtt, és figyeld meg az egyes jelek minőségét, pontosságát! Még jobb, ha felveszed egymás után mindet kamerával, és visszajátszod magadnak. ki a hibáidat!

Gyakorlat

Mit mond a tested, mialatt beszélsz? Vedd fel az előadásodat vagy élesben, vagy gyakorláskor videóra, nézd vissza és válaszolj a kérdésre. De ne szavakkal válaszolj, hanem tettekkel! Képezd magadat, javítsd ki a hibáidat!

És ez az a pont, ahol már a prezentáció-coach feladatköre kezdődik.

• A sztereotipizálódott és zavaró „testbeszéd-szavak” – összekulcsolt kezek, játék valamilyen tárggyal beszéd közben, a kivetített képre való folytonos és felesleges pislogások stb. – a testbeszédhibák tipikus megnyilvánulás-csoportja. Ezek mindegyike képes elvonni a hallgató figyelmét az előadásról, mert zavaró jelek, amelyek egytől-egyig az előadói inkompetenciáról árulkodnak.

• Ugyancsak említést kívánnak a gépies, repetitív mozgások (folyamatos vezénylésszerű kézmozdulatok, szakadatlanul oda-vissza lépkedő lábak, jobbra-balra bólogató fej stb.). Ezek eredménye nem kifejező testnyelv lesz, hanem öntudatlan – és rendkívül idegesítő! – izgés-mozgás csupán.

• Ide tartozik, és szigorúan kerülendő a gesztusmanírok, bizonyos jelek (pl. a páros tenyér kifordítása, fej hátrahajtása a gondolkodás jeleként, összeillesztett hüvelyk- és mutatóujjal történő nyomatékosítás stb.) többszörös, változatlan alkalmazása. Clinton elnök mutatóujj-használata vagy Angela Merkel ujjaival formált rombuszai nekik maguknak sem állnak jól. (Utóbbiról például van, akinek az jut eszébe, hogy mennyire kell vigyázni a pillanatragasztókkal.)

  

  Ezek egyértelműen komikus hatásúak, direktebben fogalmazva: alkalmazásuk pillanataiban nevetségessé teszik az előadót, még akkor is, ha egyébiránt egy vérprofiról van éppen szó (ld. Clintont).